Gestionnaire en scolarité administrative F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein de l’UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines rattaché à l’Université d’Orléans, votre mission consiste à gérer les inscriptions administratives puis vérifier la complétude des dossiers administratifs des étudiants de Licence, Master, DU, et Licences Professionnelles. Vous êtes également en appui aux autres Bureaux de la Scolarité pendant les pics d’activité (examens...).

Activités principales

 Inscriptions administratives

   Contribuer au bon déroulement de la campagne d'inscriptions administratives :

• Organiser la campagne d'inscriptions.


• Participer au recrutement des vacataires d’inscription.


• Assister les vacataires en charge des inscriptions dans leurs activités quotidiennes : points réglementaires, aide technique concernant l'application.


• Saisir les inscriptions administratives, vérifier la complétude des dossiers.


• Assurer la gestion comptable des IA (droits d'inscription).


• Traiter les anomalies détectées lors des remontées SISE du Ministère (correction de la base de données Apogée).


• Editer les cartes étudiantes, mettre à jour les anciennes cartes (sticker).


• Gérer les transferts « départ » et « arrivée ».


• Etablir les contrats des vacataires d’inscription en lien avec l’assistante de direction. Assurer le suivi des heures.

- Réaliser des statistiques simples, par exemple, sur les inscriptions, la réorientation, le devenir des étudiants internationaux, etc.

- Assurer le suivi des dossiers administratifs : contrôler et/ou faire contrôler par les vacataires les dossiers et rapprocher les pièces constitutives : étudiants étrangers : admissions préalables ; Etudes en France ; validations d'acquis ; étudiants français : ParcourSup, validation d'acquis. Mettre à jour les inscriptions après la réorientation. Saisie des laissez-passer.

- Garantir le suivi des dossiers des étudiants de la composante : gérer les transferts de dossiers départs et arrivées, établir des attestations diverses, éditer les certificats de scolarité, régulariser les situations comptables (exonérations).

- Accueillir et informer les étudiants sur leurs dossiers administratifs et les orienter vers les services adéquats. Accueil téléphonique, physique et par messagerie électronique. Faire bon accueil à tous les publics qui se présentent en LLSH. Savoir reformuler les demandes pour mieux y répondre. Faire preuve de bienveillance envers les étudiants et les enseignants.

- Savoir dispenser l'information concernant les demandes de bourse et saisir les différents types de remboursements selon le calendrier défini par la DEVE.

 Candidatures « Etudes en France »

- Gérer les dossiers de candidatures sur l’application en ligne « Etudes en France ».

- Extraire les dossiers et les soumettre aux responsables de formation pour avis.

- Saisir les avis dans l’application.

- Respecter le calendrier national.

Campagne de réorientation – fin premier semestre L1

- Gestion des transferts pour les changements d’université.

- Effectuer les inscriptions des réorientations entrants à l’UFR LLSH.

- Effectuer les modifications des sortants de l’UFR LLSH.

- Effectuer les « réajustements » au sein de l’UFR lorsqu’il ne s’agit pas de réorientation.

Licence professionnelle de Cartographie

- Gérer le recrutement sur Etudes en France, eCandidat et en apprentissage.

- S’assurer de l’ouverture de la campagne de recrutement sur eCandidat en lien avec la DEVE.

- Assurer le suivi des candidatures avec le responsable de la licence professionnelle et le CFA. Vérifier la complétude des dossiers, relancer les candidats ayant reçu un avis favorable et ceux en attente de validation.

-  Assister le Bureau Apogée dans la gestion des examens et participer aux permanences.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée dans le domaine administratif et/ou gestion pédagogique

• Modalités d'inscription à l'Université d'Orléans. Réglementation couverture sociale et accidents. Réglementation des étudiants étrangers.


• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement pédagogique de l'UFR LLSH.


• Réglementation générale des études. Connaître l'offre de formation de l'UFR LLSH.


• Connaître les règles d’archivage.


• Respecter et appliquer la charte Services Publics Plus.

Compétences et qualités requises

• Rigueur et fiabilité.


• Bienveillance à l’égard des publics accueillis.


• Sens du relationnel.


• Sens de l’organisation

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 28/11/2024

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de décembre 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD12 mois), temps plein