Assistant de formation des personnels H/F

Description de l'offre

L’institut de formation des personnels / observatoire des compétences a pour ambition de développer une offre de formation coordonnée de l’Université Paris-Saclay (périmètre large), en réponse aux besoins de compétences qu’il identifie à court et moyen terme.  

Afin d’accompagner sa montée en puissance des formations qu’il propose aux 16 000 personnels de l’université, l’institut recrute un.e assistant.e formation des personnels dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (CDD) d’un an, renouvelable.

Sous l’autorité de la responsable du pôle « Grands projets de formation », l’assistant·e formation des personnels intervient sur trois domaines principaux :

• La gestion des formations des personnels administratifs et techniques à l’anglais professionnel

Les principales missions de l’assistant·e formation consistent ici à :

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  • Recueillir les besoins de formations exprimés par l’ensemble des établissements du périmètre large
  
  
  • Consolider la liste des personnels à former, contribuer à la priorisation des demandes et à la constitution de groupes homogènes inter-établissements – en lien avec les formateurs en anglais et la responsable du pôle « Grands projets de formation »
  
  
  • Organiser les sessions de formation et les groupes d’apprenants :
    
    
    
    • Coordonner les campagnes de tests de niveau en anglais, en lien avec les formateurs en anglais
    
    
    • Assister les formateurs en anglais professionnel dans la constitution des groupes d’apprenants
    
    
    • Planifier les formations en concertation avec les formateurs en anglais (calendrier, réservation des salles, équipes TEAMS)
    
    
    • Émettre les convocations et ajuster les listes des personnels à former le cas échéant
    
    
    • Établir et suivre les émargements
    
    
    • Réaliser et recueillir les évaluations à chaud et à froid
    
    
    
    
  
  
  • Organiser les évènements en présentiel (e.g. ateliers thématiques)
  
  
  • Instruire la gestion administrative des certifications délivrées par l’institut
  
  
  • Organiser une veille sur les évènements développant l’internationalisation de l’Université Paris-Saclay (notamment auprès des Directions des relations internationales, du Centre de langues mutualisé, des Départements de langues et cultures, de la Diagonale)
  
  
  
  

• La gestion des formations ciblant les personnels scientifiques (e.g. formation des académiques à l’administration de société, formation des équipes de direction de Graduate School)

Pour ces formations collectives, l’assistant·e prend en charge :

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  • La planification des sessions et la composition des groupes d’apprenants
  
  
  • L’organisation administrative, financière et logistique
  
  
  • Le suivi budgétaire
  
  
  • La mise à jour du SI formation
  
  
  • La réalisation des enquêtes de satisfaction en ligne (SPHINX)La communication avec les organismes de formation et les apprenants
  
  
  
  

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et budgétaire


• Connaissance générale de l’enseignement supérieur et des universités


• Connaître la gestion des activités de formation continue serait un plus

Savoir-faire :

• Maîtrise du Pack Office 365 et des outils collaboratifs (TEAMS)


• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations collectées et rechercher rapidement celles relatives aux domaines concernés


• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et planifier le déroulement des actions des domaines d’intervention


• Appliquer la réglementation en vigueur dans les domaines d’activités du pôle et respecter les procédures administratives


• Rédiger les actes et documents liés à la gestion des formations, ou en lien avec des projets transverses


• Planifier et respecter des délais


• Gérer les aléas


• Savoir alerter et être force de proposition

Savoir-être :

• Organisation / planification


• Autonomie


• Rigueur / fiabilité


• Réactivité


• Travail en équipe et en matriciel


• Bon relationnel


• Écoute et communication bienveillante


• Respect de la confidentialité

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.