Adjoint administratif au sein de la marque et de la communication H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous l'autorité directe du président de l'Université, la Direction de la marque et de la communication (Dirmarc) a pour mission d’organiser et d’opérer en France et à l’international, le rayonnement de l’Université Paris-Saclay, établissement de formation d’excellence, de recherche intensive, symbole d’innovation et de responsabilité assumée dans le domaine sociétal et environnemental. Elle intervient en conseil de la présidence et de l’action des directions, des composantes universitaires et des établissements-composantes de l’Université.

Composée de deux pôles, Marketing et Stratégie, respectivement organisés en trois services, Marque, Numérique, Événements, et quatre services, Interne & Corporate, Formation & Vie étudiante, Recherche & Innovation, International & Relations publiques, la Direction de la marque et de la communication élabore et met en œuvre la stratégie de communication de l’Université Paris-Saclay. Elle pilote des actions de communication et marketing à destination de différents publics-cibles.

L’adjoint·e en gestion administrative est placé·e sous l’autorité de l’assistante de direction, qui rend compte à la directrice de la marque et de la communication et rapporte également aux deux directrices adjointes.

Missions principales :

L’adjoint·e administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante pour l’ensemble de la direction. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction de la marque et de la communication.  Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle peut être amené·e ponctuellement à participer à la mise en œuvre de certaines actions événementielles de l’établissement et/ou à contribuer aux opérations des différents services de la Dirmarc.

Activités principales :

Gestion des fichiers et supports

• Gestion des tableaux de bord et fichiers contacts, VIP, évènements : veille et mises à jour, préparation des listes de diffusion (invitations, réseaux …), des envois, du suivi, édition de listings…


• Gestion des espaces numériques partagés et des fichiers de suivi d’activités : recueil d’informations auprès des services, alimentation des espaces et fichiers, optimisation, création mensuelle d’un bilan


• Gestion des plaquettes : création et mise à jour du document de suivi des supports élaborés, classement, centralisation, gestion du stock, diffusion des supports

Gestion administrative

• Prendre en charge des aspects logistiques de la Dirmarc (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)


• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes


• Assurer les prises de rendez-vous


• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire, les diffuser


• Traiter et diffuser des informations internes et externes


• Classer, pré-archiver les documents en lien avec l’activité de la direction

Gestion des éléments d’appartenance et objets promotionnels

• Gestion du stock de goodies avec le service Marque (accessibilité et surveillance des stocks, réapprovisionnements et réassortiments, mise à jour des procédures liées, prêts …)


• Gestion du stock et de la diffusion des supports (plaquettes …)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative


• Techniques d’élaboration de documents


• Secrétariat


• Maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, suite Adobe et des outils de messagerie


• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire :

• Sens des priorités


• Sens de l'organisation


• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique


• Savoir gérer son activité dans un calendrier


• Comprendre un besoin


• Classement de données et de documents


• Aisance bureautique


• Évaluer et expliciter les besoins et les prioriser


• Outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Adobe …)

Savoir-être :

• Discrétion


• Bon sens relationnel


• Autonome


• Polyvalence


• Rigueur


• Rendre compte


• Sens de l'écoute


• Sens du service public

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.