Adjoint en gestion administrative, innovation pédagogique H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses).

Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que I ‘appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans I‘ organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites.

Il est composé de 4 pôles : planning et examens, reprographie et appariteurs. Votre mission s’exercera principalement au sein du pôle planning et examens. 

Missions principales de l’agent·e : 

• Planifier et gérer les emplois du temps des Cours Magistraux et des Travaux Dirigés de certaines de nos formations ;


• Préparer (Fin Octobre puis fin Février) et organiser (en lien avec le pôle examens du SREP et les enseignants concernés) la saisie des barèmes de notation des épreuves à Question à Choix Multiples (environ 60 épreuves sur les sessions de Décembre et Avril), le scannage et l’archivage des grilles QCM remplies par les étudiants lors de leurs épreuves (+ de 2000 copies scannées sur la session d’Avril 2024). Envoyer aux enseignants des fiches de synthèse concernant leur épreuve en vue de la validation des résultats ;


• Procéder à la collecte (en Octobre) puis à la mise en ligne (en Novembre) des annales d’examens sur la plateforme E-Campus, en vue de leur libre accès auprès des étudiants. En Informer l’ensemble des enseignants concernés ainsi que de la Bibliothèque Universitaire ;


• Renforcer, sur certaines périodes (préalablement identifiées avec le chef de service du SREP) le pôle appariteurs du SREP (site de Sceaux) en vue de l’accueil de nos différents usagers (enseignants, étudiants…) dans le bâtiment B.

Missions complémentaires de l’agent·e :

• 2^ème Référent e archives du SREP : valoriser (en lien avec le bureau de la communication de la faculté et les archives départementales des Hauts de Seine) les archives produites par le SREP.

Profil recherché

Connaissance :

• Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités et des outils bureautiques (excel ..);


• Règlement des Etudes et des examens ;


• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de la composante ;


• Connaître l’offre de formation de l’UFR et les maquettes de formation de la filière ;


• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;


• L’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.

Savoir-faire :

• Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités et des outils bureautiques (excel ..);


• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..) et savoir s’exprimer à l’écrit et à l’oral


• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures


• Trier, hiérarchiser et analyser les informations.


• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres


• Savoir rendre compte

Savoir-être :

• Sens du travail en équipe et facilité d’adaptation ;


• Dynamisme et volonté de se former et de s’informer ;


• Sens des relations publiques et aptitude au dialogue.


• Devoir de réserve


• Rigueur extrême, compte tenu des enjeux qui impliquent une obligation de résultat


• Confidentialité et contraintes inhérents au calendrier d’examen


• Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités


• Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence


• Faire preuve de rigueur et investissement

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.