Stage - Office Manager - coworking

Description de l'offre

Happiness Management
- Contribution au développement et gestion de la stratégie de Hapiness Management
- Traitement des demandes quotidiennes des membres dans un délai très court
- Développement de relations de qualité avec les membres, récolte des besoins au quotidien en vue d’améliorer leur bien-être ou leur productivité
- Conception et organisation des afterworks / petit-déjeuners hebdomadaires
- Mise en place d’initiatives bien-être, business ou de networking au sein des espaces
- Conception et organisation d’animations spéciales, décoration de l’espace
- Identification d’opportunités business et mises en relation des sociétés entre elles

Opérations
- Maintien de l’excellence opérationnelle de l’espace dont vous êtes responsable
- Réception des commandes, installation/rangement
- Mise en route quotidienne de l’espace
- Gestion quotidienne de l’espace, contrôles qualité réguliers, vérification du maintien d’un niveau de propreté maximal
- Gestion de la relation avec nos prestataires (nettoyage, entretien, téléphonie...)
- On-boarding et off-boarding des membres pour assurer une expérience sans failles
- Gestion des appels téléphoniques entrants
- Gestion des crédits d’impression et facturation des crédits supplémentaires
- Traitement du courrier : réception, distribution aux membres, envoi
- Recommandation de pistes d’amélioration des process opérationnels

Relations Prestataires
- Recherche et négociation avec nouveaux prestataires, tout en assurant la cohérence avec notre image premium
- Échanges réguliers avec les prestataires existants pour améliorer la collaboration au quotidien

Hosting
- Accueillir les invités des membres, les accompagner dans leur enregistrement, accompagnement dans les lieux
- Accueillir les invités lors d’événements spéciaux

Sales
- Participation aux visites pour la commercialisation des bureaux privatifs et des postes de travail en bureaux partagés.
- Participation aux visites pour la commercialisation des salles de réunion (public interne et externe)

IT
- Recueil des problèmes éventuels et interface client pour toutes demandes relatives liés aux : wifi, FAI, location matériel informatique si besoin, photocopieur, matériel de projection ....
- Interface avec le prestataire en lien avec le responsable des office managers IO.

Meeting rooms
- Gestion des réservations de salles de réunion (via nos partenaires ou en direct)
- Relation avec le client, prise en compte de son besoin en amont, accompagnement le jour de la réunion, récolte de feedback pour améliorer les process
- Prise de contact avec les traiteurs partenaires, gestion des devis et installation dans la salle de réunion le jour-J
- Brief sur l’aménagement de la salle de réunion auprès de notre partenaire dédié
- Inventaire du matériel disponible, gestion des achats, état des lieux avant / après
- Création et mise en place de la signalétique

Team
- Échanges avec les Space Managers des autres espaces pour homogénéiser les démarches et challenger les réflexions

Profil recherché

- A l’écoute, souriant, disponible, débrouillard, créatif, patient, diplomate, pédagogue, organisé, sens du service, dynamique, team player
- Le Souci du détail, rigueur et efficacité. Envie d’apprendre
- Compréhension de l’écosystème des startups et l’ère numérique
- Présentation soignée
- Très bon niveau d’expression orale et écrite (en français et en anglais) et ouvert aux cultures étrangères

À propos de La Relève

Notre startup est au cœur de la révolution des NWOW (New Ways Of Working) et met à disposition des startups et des grands groupes un réseau d’espaces de coworking premium, design et éco-responsables.

On se donne pour mission d’offrir une expérience de travail hors du commun. La qualité du service, la personnalisation et la facilité d’installation sont au cœur de l’expérience et permettent à chacun de nos membres de se concentrer sur l’essentiel : leur business.