Adjoint administratif bureau des entrées ehpad coublevie - h/f

Description de l'offre

UN poste d'adjoint administratif est à pourvoir à temps partiel 90% au bureau des entrées de l'EHPAD de Coublevie.




Horaires : postes en 7h30

Travail dimanche et jours fériés :

L'adjoint administratif travail uniquement en journée du lundi au vendredi par roulement selon le planning établi, conformément à la réglementation et aux nécessités du service.

Contraintes particulières :

La répartition des absences (CA, FE, FC, RTT) se fait conformément à la réglementation, selon les nécessités de service et en lien avec la continuité des soins.

Profil recherché

IV. MISSIONS GENERALES-PERMANENTES ET ACTIVITES SPECIFIQUES

Accueil téléphonique (35050)
Bureautique (35066)
Classement et archivage (46385)
Communication/relations interpersonnelles (15034)
Gestion administrative (32076)
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
Technologies de l'information et de la communication (NTIC) (46262

1. ACTIVITES PRINCIPALES 

• Accueil, information, orientation et relationnel courant auprès des résidents et des familles
• Gestion du courrier
• Accueil téléphonique
• Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions propres à la structure : 
Commission admission,
Réunion des familles,
CVS,
Commission restauration,
• Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions/réunions avec les organismes extérieurs (CAF, trésorerie, Conseil départemental, …)
• Actualisation des documents réglementaires : 
Livret d'accueil
Règlement de fonctionnement
Contrat de séjour
• Tenue des indicateurs de suivi propres à la structure
• Secrétariat général et reporting
• Gestion des demandes d'admissions
• Gestion des courriers et informations à destination des familles
• Archivage et suivi des dossiers médicaux

2. ACTIVITES SPECIFIQUES A LA STRUCTURE : 

• Accueil et orientation des sociétés extérieures, des stagiaires, coiffeuse…
• Gestion des déclarations de décès: 
Envoi des certificats de décès à la mairie de Coublevie et Déclaration papier. 
Envoi des attestations au notaire. 
• Gestion des affichages dans la structure
• Tri du courrier et traitement. 
• Renouvellement étiquettes labo. Renouvellement copies cpam +mutuelle pour les unités.
• Enregistrement et mise à jour des dossiers d'admissions « en attente » sur Excel : 
 Courrier AR ou HS
 Mise à jour des renouvellements
 Archivage des dossiers sans renouvellement qui ont plus de 6 mois. (Conseil général –logiciel via trajectoire – Grand âge – double emploi).

• Gestion des demandes d'admission reçues par VIATRAJECTOIRE, et réponses de la commission d'admission sur VIATRAJECTOIRE : préparation de la commission d'admission, étude des dossiers, présentation en commission.
• Gestion des demandes des dossiers médicaux 
• Gestion des dossiers administratifs et financiers : (entrées, hospitalisation, sorties, décès) 
• Facturation 
• Mise à jour de la liste des tutelles 
• Divers : Suivi COVID et/ou en cas de crise sanitaire : 

 VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques :
• Directeur délégué du site Voiron ou son adjoint
• Cadre de gestion du site Voiron

Relations fonctionnelles :
• Médecins
• Psychologues
• Cadres de santé
• Cadre supérieur de pôle
• Secteurs logistiques et techniques du CHUGA Voiron
• Prestataire extérieur entretien des locaux  
VII. COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES/PREVUES

Prérequis : 

- Connaissance de la bureautique 
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des ressources territoriales sociales et médico-sociales
- Connaissance de l'environnement médical 
- Polyvalence dans ses missions
- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation

Compétences nécessaires : 
- Maîtriser les outils informatiques 
- Connaître la réglementation, les structures et les dispositifs liés à l'activité du secteur sanitaire et médico-social
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites 
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Être capable d'analyse et de synthèse 
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures 
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage 
- Travailler en équipe / en réseau 

Les compétences spécifiques : 
Savoir :
- Accueil téléphonique
- Bureautique (Word, Excel, Power-point) + Viatrajectoire
- Classement et archivage
- Droit des patients 
- Secrétariat
- Vocabulaire médical

Savoir-faire :
- Être capable de prendre des initiatives adaptées
- Utiliser l'outil informatique 
- Renseigner ses interlocuteurs
- S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Faire preuve de réactivité,

Savoir être :
- Avoir l'esprit d'initiative
- Avoir une grande capacité d'adaptation
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer son stress
- Savoir communiquer
- Savoir être discret, diplomate et accueillant
- Etre motivé(e) pour entretenir et réactualiser ses connaissances
- Etre disponible
- Etre réactif 
- Etre rigoureux

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Grenoble

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont : 

Soigner
Former
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