Assistant-e Polyvalent-e F/H
CDD France BTS, DUT, Bac +2
Description de l'offre
Dans le cadre d'un CDD de 6 mois renouvelable et sous l’autorité du Directeur de département Aménagement et Grands Projets Urbains (AGPU), vous aurez pour mission d'assister le Directeur et l’équipe composée de 9 personnes (Directeurs et Responsables de Développement et de Programmes/Projets urbains, Directrice Sites et Sols Pollués) dans la gestion de leurs opérations d’aménagement et immobilières en développement, en montage, en cours de travaux et en livraison.
Dans ce cadre vos missions seront les suivantes :
Assurer l’assistanat administratif du Directeur et de toute l’équipe :
- Tenue d’agendas : prise de rendez-vous, montage de réunions sur les projets,
- Réservations de billets (train, avion, hôtels) dans le cadre des déplacements de l’équipe,
- Gestion du courrier,
- Réservation de salles de réunion,
- Organisation d’évènements d’équipe, déjeuners ... Tenue de liste d’invités pour salons et évènements,
- Accueil des nouveaux arrivants, préparation de leur matériel,
- Préparation des recalages, tenue à jour des documents du département (brochures, références, liste RH, liste Outlook, arborescence des documents type).
Assurer l’assistanat des programmes d’aménagement et immobilier :
- Tenue et mise à jour en permanence de la liste/annuaire des intervenants des projets,
- Créer les fiches études, codes affaires,
- Imputer, émettre et éditer les lettres de commande,
- Etablir les factures d’honoraires et suivi des paiements,
- Assurer l’assistante dans la gestion des factures, relance auprès du service comptable,
- Création des fiches ATLAS fournisseurs,
- Aide à la constitution/reprographie/signature des dossiers d’autorisations,
- Assistance aux signatures des marchés de travaux (liste des pièces…),
- Affichage des autorisations,
- Tâches administratives de chantier (agréments, DT concessionnaires…)
Assurer l’assistanat du développement :
- Tenue d'une banque de données (pièces administratives, références) commune à tous les appels d'offres pour tous les départements,
- Assistance aux dossiers de consultation (volet administratif, références des intervenants, récupération des pièces auprès des intervenants et mise en forme globale),
- Assistance pour présentations commerciales, dossiers de commercialisation,
- Recherches ponctuelles sur des sujets ciblés,
- Organisation des salons (SIMI, MIPIM).
Profil recherché
- De formation Bac+2 minimum,
- Vous bénéficiez d’une expérience confirmée de 5 ans minimum en assistanat dans le secteur de la promotion immobilière, de la construction, ou de l’aménagement...
- Esprit de synthèse, rigueur, sens du service, polyvalence.
- Votre excellent relationnel est un atout pour communiquer avec vos clients internes et les fournisseurs.
Tous nos postes sont ouverts aux professionnels en situation de handicap.
À propos de Vinci Immobilier
VINCI Immobilier, filiale du groupe VINCI, a pour métier de créer, de réaliser des projets immobiliers et de concevoir les villes d'aujourd'hui et de demain.
Premier promoteur national à s'engager à atteindre le Zéro Artificialisation Nette (ZAN), et ce dès 2030, avec 20 ans d'avance sur les objectifs fixés par la loi Climat et Résilience, VINCI Immobilier intervient essentiellement dans des zones déjà urbanisées ou déjà artificialisées sur tout le territoire, dans les deux grands secteurs du marché : l'immobilier résidentiel (logements et résidences gérées) et l'immobilier d'entreprise (bureaux, hôtels, commerces), répondant ainsi à la demande conjuguée des investisseurs, institutionnels et des particuliers. Grâce à son offre multi-produits et son expertise dans la réalisation de grands projets complexes, VINCI Immobilier accompagne les collectivités locales pour la réalisation de leurs opérations d'aménagement et participe ainsi au développement des zones urbaines.
En nous rejoignant, vous intégrez une entreprise à taille humaine où les rapports humains et le travail en équipe se vivent dans une ambiance conviviale. Les 850 collaborateurs de VINCI Immobilier sont des hommes et des femmes passionnés, curieux qui partagent les mêmes valeurs d'exigence et de qualité.