Assistant de Direction (F/H)
CDI Nanterre (Hauts-de-Seine)
Description de l'offre
*Vous cherchez un rôle qui vous permet d’impulser l’organisation et d’accompagner des directions stratégiques ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement où le sens du service et la collaboration font la différence ? L'Assistant de direction F/H aura pour rôle de soutenir les Directeurs de la Direction Sécurité et Protection des Données (DSPD) et Direction du Contrôle Interne et des Risques Opérationnels (DCIRO) en assurant l’optimisation du calendrier, la gestion logistique des comités et réunions transverses AXA France et Groupe, et l’organisation des voyages professionnels et des événements, afin de garantir l’efficacité opérationnelle et la qualité du service interne.
1/ Gestion du calendrier et des déplacements :
- Veiller à l’optimisation et la bonne gestion du calendrier des Directeurs de la DSPD et de la DCIRO ;
- Gérer les demandes des équipes relatives à l’organisation des comités, réunions transverses AXA France et avec le Groupe, et les rendez-vous avec des interlocuteurs externes ;
- Gérer l’organisation des voyages professionnels sur sollicitation des collaborateurs via l’outil my travel AXA.
2/ Animation et coordination de l’équipe :
Les assistantes du Secrétariat Général sont affectées à des directeurs mais fonctionnent en pool pour pouvoir notamment :
- Assurer la présence sur site d’au moins une assistante du lundi au vendredi ;
- Assurer le back-up des unes et des autres en cas de congés ou d’absence ;
- Mutualiser les tâches communes (notamment, commande de fournitures, organisation des évènements du Secrétariat Général) ;
- Participer à la vie d’équipe des Directions de son périmètre : être force de proposition dans les activités et l’organisation des plénières, prendre en charge le volet logistique des événements ;
- Contribuer à l’organisation logistique, à la préparation et à l’animation sur place des évènements du Secrétariat Général : plénières SG, CODIR, Codir élargi, petits déjeuners, 'after work', actions AXA Atout Cœur, etc… ;
- Gérer les besoins logistiques des équipes (IT, locaux, maintien du stock de fournitures…) ;
- Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.
3/Facturation :
- Gestion des voyages professionnels : veiller au timing du booking.
4/ Gestion administrative :
- Assurer la gestion des entrées sorties de collaborateurs (internes et prestataires) des directions de son périmètre ;
- Tenir à jour le ROI pour les collaborateurs internes, créer les prestataires dans le ROI et tenir à jour les informations les concernant (notamment la date de fin de mission en lien avec les managers concernés) ;
- Réaliser les demandes d’implantation et de casier via l’outil Archibus ;
- Gérer les habilitations des nouveaux arrivants en lien avec le service de gestion des habilitations de la DT2, et répondre à leurs sollicitations lors des campagnes de re-certification annuelles ;
- Contribuer à l’actualisation régulière du booklet de la direction du SG pour les Directions de son périmètre, selon les différents mouvements et avec l’appui des autres assistants F/H et référents F/H des Directions en lien avec Graphic Place.
Profil recherché
Qualifications :
Compétences techniques recherchées :
· Avoir une rigueur organisationnelle ;
· Savoir prioriser les tâches ;
· Avoir des qualités rédactionnelles ;
· Maitriser des outils de travail collaboratif Microsoft365.
Compétences relationnelles recherchées :
· Être souple et flexible ;
· Avoir le sens du travail en équipe ;
· Être capable de collaborer avec les autres assistantes, et avec l'équipe Transformation, Performance et Engagement ;
· Être orienté solution / résultat ;
· Être capable de synthétiser un grand nombre d'informations complexes ;
· Être capable de mener plusieurs problèmes en parallèle et organiser ses priorités ;
· Être capable de communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique ;
· Être à l'écoute et avoir une aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux.
Compétences Linguistiques recherchées :
Avoir un niveau d'anglais intermédiaire (interactions avec le Groupe et des interlocuteurs étrangers dan le cadre de la gestion des agendas).