Assistant de programmes F/H

Description de l'offre

Au sein du Département Bureaux et Produits Mixtes nous recherchons un/une assistant(e) d’équipe en contrat à durée indéterminée.

Dynamique, autonome et organisé-e, vous travaillez dans une équipe d’une dizaine de personnes, composée de directeurs et responsables de programmes.

Vous participez à la gestion administrative de l’équipe, au suivi des dossiers d’appels d’offre, des dossiers en montage et en phase de réalisation : suivi administratif, suivi commercial, suivi opérationnel et budgétaire, mise en place des outils et supports pour diverses opérations immobilières.

Dans ce cadre, vos missions principales sont :

• Assister les collaborateurs dans la gestion courante et administrative du département :
- Gestion de l’agenda et organisations de rendez-vous,
-  Préparation et organisation logistique de réunions internes et externes,
-  Mise en forme de courriers et affectation courrier (arrivée) digitalisé,
-  Maintenance et actualisation des carnets d’adresses des contacts,
-  Préparation, suivi et relance du circuit de validation des signatures (enregistrements Docusign ou suivi parapheurs),
-  Préparation des comités d’engagement, des comités de recalage du département,
-  Mise en forme, scan et/ou impressions des notes, présentations pour sujets transverses ou corporate, documents commerciaux ou tout autre document

• Assurer l’assistance comptable
-  Suivi des factures et relance auprès de la comptabilité,
-  Etablissement des appels de fonds, des factures d’honoraires et suivi des paiements,
-  Elaboration des fiches études.

• Assurer l’assistanat RH des stagiaires
-  Ouvertures de postes,
-  Prises de rdv pour entretiens,
-  Organisation de l’arrivée et de l’intégration.

• Assister au suivi administratif et technique des programmes immobiliers, depuis l’offre d’acquisition d’un terrain à la livraison du bâtiment et au suivi des garanties

En phase appel d’offre :
-  Analyse des pièces administratives du dossier,
-  Elaboration du dossier de candidature : mise en forme du document commercial, compilation des références de l’équipe,
-       Participation avec le responsable de programmes à l’élaboration du dossier d’appel d’offre
En phases montage et réalisation :
-  Participation aux côtés des directeurs/responsables de programmes à l’élaboration des dossiers des autorisations administratives tels que permis de construire, des dossiers marchés, des contrats de maîtrise d'œuvre,
-  Elaboration de lettres de commande,
-  Suivi des agréments,
-  Suivi des signatures,
-  Appui des responsables de programmes dans l’élaboration de la documentation technique en phases démarrage et livraison.

• Parallèlement, des missions d’assistanat RH d’équipe  
-  stagiaires (fiches de postes, CV, ouvertures de postes, prises de rdv pour entretiens d’embauche, fiches administratives collaborateurs, organisation de l’arrivée, parcours d'intégration).

Profil recherché

Vous bénéficiez d’une formation Bac + 2 minimum et vous avez une expérience confirmée en assistanat polyvalent. Une expérience en construction ou promotion immobilière est un atout.

Compétences requises :

 - Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet Explorer)

- Bonnes capacités rédactionnelles

Qualités attendues :

- Excellent relationnel, sens du service client, organisation & rigueur

- Ouverture d’esprit, goût pour le travail en équipe, dynamisme

- Sens de la confidentialité

Poste à pourvoir à Nanterre

À propos de Vinci Immobilier

VINCI Immobilier, filiale du groupe VINCI, a pour métier de créer, de réaliser des projets immobiliers et de concevoir les villes d'aujourd'hui et de demain.
Premier promoteur national à s'engager à atteindre le Zéro Artificialisation Nette (ZAN), et ce dès 2030, avec 20 ans d'avance sur les objectifs fixés par la loi Climat et Résilience, VINCI Immobilier intervient essentiellement dans des zones déjà urbanisées ou déjà artificialisées sur tout le territoire, dans les deux grands secteurs du marché : l'immobilier résidentiel (logements et résidences gérées) et l'immobilier d'entreprise (bureaux, hôtels, commerces), répondant ainsi à la demande conjuguée des investisseurs, institutionnels et des particuliers. Grâce à son offre multi-produits et son expertise dans la réalisation de grands projets complexes, VINCI Immobilier accompagne les collectivités locales pour la réalisation de leurs opérations d'aménagement et participe ainsi au développement des zones urbaines.

En nous rejoignant, vous intégrez une entreprise à taille humaine où les rapports humains et le travail en équipe se vivent dans une ambiance conviviale. Les 850 collaborateurs de VINCI Immobilier sont des hommes et des femmes passionnés, curieux qui partagent les mêmes valeurs d'exigence et de qualité.