ASSISTANT PÉDAGOGIQUE ET DE GESTION DOCTORALE H/F
CDD Gif-sur-Yvette (Essonne)
Description de l'offre
Environnement et contexte de travail :
Au sein de l’université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l’ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.
Missions :
Au sein de la Maison du Doctorat, l’assistant·e pédagogique et de gestion doctorale assure un rôle d’appui à la mise en œuvre de l’offre de formation doctorale et contribue au suivi administratif et pédagogique des doctorants, en lien étroit avec les écoles doctorales.
Le poste se répartit comme suit :
- 60 % : appui aux activités pédagogiques
- 40 % : appui à la gestion d’une école doctorale
Activités principales de l’agent.e :
- Appui à l’ingénierie pédagogique (60 %)
Rattaché·e à le.la chef.fe de pôle des parcours doctoraux, dans le cadre du déploiement de l’offre de formation doctorale de l’Université Paris-Saclay :
Organisation et gestion des formations
- Assurer la gestion administrative et logistique des sessions de formation (planification, inscriptions, convocations)
- Suivre les effectifs et la participation des doctorants
- Gérer les relations avec les intervenants (planning, conventions, aspects logistiques)
Suivi pédagogique et outils
- Mettre à jour les catalogues et supports de formation
- Administrer les outils de gestion des formations (ADUM)
- Assurer le suivi des parcours de formation des doctorants
Évaluation et suivi des formations
- Mettre en œuvre les enquêtes de satisfaction
- Collecter et consolider les données d’évaluation
- Participer à la production de bilans et tableaux de bord
Appui au développement
- Contribuer à la mise en ligne de contenus pédagogiques
- Participer à la préparation de nouveaux dispositifs (hybridation, formats innovants)
- Assurer une veille simple sur les outils pédagogiques
- Appui à la gestion d’une école doctorale (40 %)
En lien avec la direction de l’école doctorale et la Maison du Doctorat :
Gestion administrative des doctorants
- Assurer le suivi administratif des doctorants (candidatures, inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomations)
- Vérifier la conformité des dossiers et pièces justificatives
Suivi du parcours doctoral
- Suivre les étapes clés du doctorat (comités de suivi individuel, soutenance, formations obligatoires)
- Mettre à jour les systèmes d’information
- Alerter en cas de situation particulière
Organisation des instances et événements
- Organiser les réunions de l’école doctorale (conseils, jurys, comités)
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
- Participer à l’organisation d’événements (rentrée doctorale, journées scientifiques)
Accueil et information
- Informer et orienter les doctorants et encadrants
- Répondre aux demandes (réglementation, procédures, formations)
- Contribuer à la diffusion de l’information
- Appuyer les actions de communication et de valorisation de l’offre
Profil recherché
- Connaissances attendues
- Fonctionnement de l’enseignement supérieur et du doctorat
- Notions en ingénierie de formation
- Connaissance des outils de gestion administrative et pédagogique
- Compétences opérationnelles
- Gestion administrative et organisationnelle
- La maîtrise de l’outil ADUM est un plus mais une formation peut être prévue en interne.
- Capacité à suivre plusieurs activités en parallèle
- Qualités rédactionnelles
- Compétences linguistiques : la pratique de l'anglais peut être nécessaire pour les échanges avec les doctorants internationaux
- Savoir-être
- Sens du service et du relationnel
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
Prérequis :
- Niveau requis : Bac +2 à 3 minimum
- Expérience souhaitée en gestion administrative ou formation
À propos de Université Paris - Saclay
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.