Assistant administratif H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l’entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs·rices dédiés·es aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

L’agent·e est placé·e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Administrative de la division. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle travaille avec la Directrice Administrative, son adjoint·e mais aussi avec les membres de l'équipe, le Service Financier de la faculté des Sciences d’Orsay, le/la chargé·e. de Mission Handicap et le Service Mission Handicap sur le périmètre de la Faculté des Sciences d’Orsay.

Missions principales de l’agent·e :  

1. Gestion administrative relative à la Direction de la Division :

• Anticiper, collecter et ordonnancer les demandes de commandes de tout type (fournitures, appel à projet, prestation de bouche, mobilier…) ;


• Établir ou réceptionner les devis, les faire valider et signer par la Directrice Administrative ;


• Préparer les propositions de commande, les transmettre afin d’obtenir les bons de commandes correspondants ;


• Finaliser les commandes et en assurer le suivi jusqu’à leur réception ;


• Contrôler les commandes reçues, établir les attestations de livraison et les transmettre ;


• Enregistrer les engagements de dépenses dans le fichier de suivi budgétaire et en assurer une tenue rigoureuse et fiable.

2. Gestion administrative relative à « Mission handicap » :

• Assurer un lien entre le Service Mission Handicap et le Pôle Pédagogie Licences 1^ère et 2^ème année notamment dans le suivi et la mise à jour des plannings d’examens ;


• Communiquer toutes informations et/ou modifications utiles aux deux parties concernées (Mission handicap et Pôle Pédagogie) ;


• Assurer une aide administrative auprès du/de la chargé·e de mission « Mission handicap » (préparation, suivi et traitement des dossiers…) ;


• Assurer une aide dans la mise à jour de la validation des dossiers dans les outils dédiés.

L’agent·e est également amené·e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d’activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il/Elle peut par ailleurs être amené·e à contribuer à l’organisation d’évènements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours…)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication 


• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles


• Respecter les dispositifs et procédures de l’établissement

Savoir-faire :

• Rechercher l’information, la vérifier et la classer 


• Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes


• Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs·rices internes et externes 


• Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent·e est saisi·e


• Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion


• Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées


• Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...)


• Savoir recueillir l’information, la présenter au supérieur hiérarchique et la diffuser


• Savoir travailler en équipe et en lien avec de multiples interlocuteurs·rices

Savoir-être :

• Savoir s'adapter à une Direction collégiale


• Savoir travailler en équipe


• Faire preuve d’organisation, d’autonomie, d’adaptation et d’anticipation


• Rigueur (organisation et méthode, réponse adaptée à la demande)


• Attrait pour des fonctions polyvalentes


• Discrétion, réserve, ponctualité


• Avoir le sens du relationnel et de l’accueil


• Capacité à assurer la continuité du service

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.