Executive Assistant

Description de l'offre

Sur 2024, l’ensemble de ces départements devrait couvrir autour de 70 personnes.
Ces directeurs (mais pas forcément leurs équipes) sont tous basés à Paris.

 

Required Education 

·  Titulaire d’un Bac+2 de type BTS en Secrétariat - Assistanat de Direction / de Manager ou de niveau équivalent.

Required experience & competencies

·  Expérience significative en secrétariat de direction de haut niveau et / ou plusieurs équipes
·  Niveau d’exigence très important au sein d’un environnement de travail résolument international.
·  Organisation  et méthodique et savez faire preuve d’un excellent rédactionnel. 
·  Autonome, vous avez travaillé en mode projet et en collaboration avec différents interlocuteurs. 
·  Disponible, diplomate, vous aimez travailler en équipe, et savez utiliser vos aptitudes à la communication pour favoriser votre sens de l’échange et du service
·  Vous avez le goût du service et de la prise d’initiatives  

 

Vous êtes reconnu(e) pour votre efficacité et vous avez démontré vos capacités de réactivité, de prise d’initiatives et de discrétion dans un poste similaire et savez gérer les priorités. 

 

Précis(e) et doté(e) d’une forte attention aux détails et au respect des délais, vous saurez apporter une qualité de service parfaite tout en véhiculant une image positive auprès des intervenants internes et externes.

 

La maîtrise courante de l’anglais et des outils bureautiques (Outlook, MSTeams, Word, Excel, PowerPoint) est indispensable.

Les principales missions incluent, pour ces directeurs mais aussi leur équipe directe :

·  Assurer un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et le conseil nécessaires. 
·  Assurer la coordination administrative des activités et des rendez-vous des Directeurs et de leur équipe directe, planifier et organiser les comités et réunions pour l’équipe et dans le cadre des projets transversaux. 
·  Filtrage des appels téléphoniques, gestion administrative des courriers /emails
·  gestion des agendas complexes, aider à la priorisation et la préparation de réunions,
·  Organiser les voyages , suivre et gérer les notes de frais , 
·  Organiser les (petits-)déjeuners et événements particuliers (séminaires, salons, ..)
·  Suivi des budgets afférents à chaque équipe et les facturations externes et internes