Assistant to Site Head (m/w)

Job description

Job Description

• Unterstützung des Site Head und des Head Global Analytical Characterization and Bioanalytics in allen administrativen Belangen
• Bearbeitung der unterschiedlichsten Aufgabenstellungen, teilweise mit konkurrierenden Prioritäten, insbesondere: Kalendermanagement, Koordination von Terminen, Reiseorganisation und Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen; Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen, Meetingvorbereitung (Konferenzräume, technisches Equipment, Bewirtung, etc.); Reiseorganisation unter Berücksichtung der Reiserichtlinien und Budgetvorgaben
• Nationale und internationale Geschäftskorrespondenz
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen in SAP
• Organisation von und Teilnahme an Meetings mit Führungskräften, Protokollführung
• Büroplanung und Onboarding neuer Mitarbeiter
• Koordination des Team-Assistentinnen-Teams als Fachvorgesetzte
• Schnittstelle zu und enge Zusammenarbeit mit Fachbereichen anderer Standorte
• Übernahme eigener Projekte
Position Title

Assistant to Site Head (m/w)

Desired profile

Minimum requirements

Fachlich:
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Idealerweise mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Erfahrung in der Arbeit für mehrere Vorgesetzte
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Excel und Powerpoint; SAP-Kenntnisse wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Arbeiten in internationalen Teams über verschiedene Standorte hinweg

Persönlich:
• Hohe Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit
• Hands-on-Mentalität und Freude an der Arbeit im Team
• Selbstständiges, strukturiertes und vorausschauendes Arbeiten
• Souveränes Auftreten, gute Überzeugungsfähigkeit und Koordinationsfähigkeit
• Hohe Durchsetzungs- und Kommunikationsfähigkeit
• Loyalität und Diskretion

Was Sie bei uns erwartet:
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Leistungsbezogener Jahresbonus
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Gesundheitsprogramme
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kantine
• u. v. m.
Job Type

Full Time
Country

Germany
Work Location

Oberhaching (near Munich)
Functional Area

Facilities and Administration
Division

SANDOZ
Business Unit

BioPharma SZ
Employment Type

Regular
Company/Legal Entity

Hexal AG