Gestionnaire administratif et financier - h/f

Description de l'offre

Mission principale

Au sein de l'IReSP, la personne recrutée aura pour mission d'assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives et financières de l'Institut en étroite relation avec la directrice adjointe administrative, et apportera un appui aux actions de la direction et des membres de l'équipe.


Activités principales

Réaliser la gestion des commandes du service (demande de devis, engagement des commandes, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi avec les services et les fournisseurs…) et assurer l'interface avec le service facturier de l'Inserm.
Organiser et gérer les déplacements des experts scientifiques et des personnels de la structure (réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais).
Assurer le traitement et le suivi des paiements des honoraires des experts scientifiques.
Collaborer avec la directrice adjointe administrative pour suivre et actualiser le budget de fonctionnement de l'IReSP.
Contribuer à l'organisation de séminaires, de comités scientifiques ou des instances de gouvernance du GIS IReSP (gestion des présences, impression de documents, gestion de la logistique de la salle, organisation des déplacements des invités, accueil des participants, commande de repas…). 
Coordonner l'accueil des nouveaux arrivants en prenant en charge tous les aspects logistiques : préparation des espaces de travail, fourniture des équipements et accès aux outils, ainsi que l'accompagnement dans les démarches administratives initiales. 
Recevoir les demandes de subventions hors AAP, vérifier leur complétude et initier les versements. 
Créer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires. 
Organiser les réunions d'équipe et rédiger les prises de note. 
Traiter le courrier, classer et archiver les documents. 
Intercepter les appels, transmettre en interne et en externe les informations pertinentes. 
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les service internes et externes. 



Spécificité(s) et environnement du poste

 Pas de contrainte particulière

Profil recherché

Connaissances

Maitrise des logiciels informatiques (WORD (dont publipostage), PDF, Excel, Access,messagerie) et Internet.
Connaissance de l'outil de gestion financière (SIFAC) serait un plus.
Connaissance des administrations publiques serait un plus.



Savoir-faire

Savoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomie.
Savoir gérer ses priorités et réaliser des tableaux de suivi de ses activités.
Savoir hiérarchiser les dossiers (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche d'informations sur Internet).
Gérer la confidentialité des informations.



Aptitudes

Rigueur, motivation, polyvalence
Sens de l'organisation
Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails)
Réactivité
Implication et esprit d'initiative
Sens de la hiérarchie



Expérience(s) souhaité(s)

Expérience en assistanat et gestion budgétaire.


Niveau de diplôme et formation(s)

Maximum bac+2 en gestion des entreprises et des administrations.
Autres diplômes.

À propos de INSERM

L'Institut thématique Santé publique (ISP) soutient et coordonne l'activité des 83 équipes de recherche qui développent des travaux consacrés à la santé publique ou à la recherche clinique et interagit avec les Ministères en charge de la recherche et de la santé ainsi qu'avec tous les autres instituts thématiques de l'Inserm. Ses équipes travaillent sur tous les déterminants de la santé, de l'environnement physico-chimique aux facteurs sociaux, comportements, addictions jusqu'aux systèmes de santé, et sur l'ensemble des pathologies, mécanismes, et facteurs les influençant, de la fertilisation et au développement jusqu'au vieillissement et aux maladies dégénératives, en passant par les cancers et maladies métaboliques.

L'ISP est composé des pôles de santé publique (PSP), de recherche clinique (PRC), d'expertise collective (PEC) et abrite le GIS IReSP (Institut pour la Recherche en Santé publique), et couvre donc une palette large de thématiques en santé.

L'IReSP est un groupement d'intérêt scientifique (GIS) créé en 2007, composé de 12 Membres (Inserm, Ministères de la Santé et de la Recherche, caisses d'assurance maladie, agences de santé, organismes de recherche…). L'Inserm est l'établissement gestionnaire. Son objectif général est de développer, structurer et promouvoir la recherche en Santé Publique. L'IReSP soutient ce champ par différents moyens, en particulier au travers d'appels à projets et d'actions de valorisation et d'animation (www.iresp.net).

L'ISP a pris en charge la gestion du Programme Stratégique de Recherche Collaborative en Santé (PSRCS), financé dans le cadre du Contrat d'Objectifs, de Moyens et de Performance (COMP) de l'Inserm, dont l'action la plus significative est l'Appel à Projets (AAP) MESSIDORE (https://pro.inserm.fr/nouveau-programme-strategique-de-recherche-collaborative-en-sante), d'un montant annuel d'environ 10 M€. L'ISP a confié à l'IReSP  la gestion du déroulement et de l'animation de l'AAP MESSIDORE.