Assistant en gestion administrative - innovation - h/f

Description de l'offre

Mission principale

Sous la responsabilité du Responsable innovation, vous devrez coordonner les activités de gestion du département sur le plan administratif et logistique et en assurer le secrétariat.







Activités principales

Gérer la réception et assurer le suivi des dossiers soumis aux appels à projets :

Vérification de la conformité des projets de recherche et allocations de recherche déposés dans la plateforme d'appels à projets Apogée, vérification et rectification des budgets saisis, suivi des signatures
Saisie et gestion de bases de données
Suivi administratif des projets financés, des modifications budgétaires et recueil de rapports d'activité




Organiser les réunions d'évaluation de projets et d'animation scientifique :

Soutien administratif et logistique aux chercheurs (province et étranger) membres des comités scientifiques sectoriels
Communication (Mailing) auprès de la communauté scientifique
Organisation des déplacements et missions : réservations d'hôtels et voyages
Gestion des missions, bons de commandes, notes de frais, fiches d'honoraires
Diffusion des réunions d'animation, mise en forme des programmes, suivi des inscriptions
Préparation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, commandes de plateaux repas, liste des participants, accueil des invités)




Assurer le secrétariat du département :

Accueil et renseignements téléphoniques
Rédaction et gestion du courrier
Mise en forme et diffusion de documents et supports de réunion, comptes rendus et rapports
Mise en place d'une arborescence informatique pour le département
Mise d'outils informatiques de partage des données
Mise en forme des présentations et communications scientifiques du département
Gestion du budget du département et des missions du personnel, commandes de matériel et réception
Compte-rendu budgétaire en fin d'année sous la supervision du responsable du département

Profil recherché

Connaissances

Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
Connaissance du milieu de la recherche et expérience de secrétariat scientifique fortement appréciées







Savoir-faire

Maîtrise des logiciels Word (dont publipostage), Excel, Powerpoint, messagerie et Internet
Compréhension de l'anglais (écrit et parlé)
Qualités rédactionnelles requises
Gestion de la confidentialité des dossiers
Capacité d'organisation, gestion des priorités, contraintes et imprévus







Aptitudes

Sens de l'analyse, rigueur
Adaptabilité, aisance relationnelle
Travail en équipe
Motivation, esprit d'initiative, d'anticipation et sens de la hiérarchie







Expérience(s) souhaité(s)

3 à 5 ans minimum avec expériences en évènementiel et suivi budgétaire







Niveau de diplôme et formation(s)

BAC + 2 Assistanat de direction

À propos de INSERM

L'ANRS | Maladies infectieuses émergentes, créée le 1er janvier 2021, est une agence autonome de l'Inserm, ayant pour missions l'animation, l'évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…). 

Sous la tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le Pr Yazdan Yazdanpanah, l'ANRS | Maladies infectieuses émergentes couvre tous les domaines de la recherche : recherche fondamentale, clinique, en santé publique et en sciences de l'homme et de la société, en mettant l'accent sur l'innovation et de renforcement de partenariats internationaux.