Back-up assistante d'agence // temps complet - Mauguio (34)

Description de l'offre

Charleen recrute un(e)back-up assistant(e) de site pour un de ses clients (domaine solutions ingénieries)
Contrat CDD 35 heures hebdomadaires
Horaires : 9h00 - 13h00 // 14h00 - 17h00, du lundi au vendredi
Localité : Mauguio - 34
Rémunération : 9,86/h brut + 50% transport

Missions :

GESTION DE L'AGENCE DE BIOT :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier entrant et sortant ;
- Gestion des réservations des salles de réunion ;
- Gestion logistique des évènements ;
- Garante des procédures de sécurité quant à l'accueil et à la présence de visiteurs externes au sein de l'agence (ISO 27 001) ;
- Garante de la tenue de l'accueil et des salles de réunion : mise à jour des documentations, rangement, affichage actualisé, ;
- Diffusion de communications & distribution de documentation RH et goodies aux salariés de l'agence.

ACTIVITES ADMINISTRATIVES - Support à la GP/RH et aux B&S :
- Gestion des visites médicales ;
- Archivage / Classement régulier des dossiers Salariés ;
- En charge de la préparation et de la remise des Welcome box aux opérationnels + badges d'accès / clefs café / cartes de visite
- En charge de la récupération du matériel à la sortie des collaborateurs ;
- Support logistique pour les séminaires d'intégration ;
- Support aux activités business ;
- Aide à la gestion des déplacements du Directeur de Division ;
- Aide ponctuelle au Directeur de Division sur la rédaction de courrier, l'impression/scan de documents.

RELAIS ACHATS/ SERVICES GENERAUX- En lien avec le service des achats pour les fournitures :
- Relais consultants pour les dépôts/retraits de véhicules et téléphones, EPI, etc. ;
- Gestion du stock et commande de fournitures de bureau ;
- Processus factures fournisseurs ;
- Relais SG pour les problèmes rencontrés sur site (remonte tous les dysfonctionnements / remarques, et demande des occupants, aux Services Généraux). Lance les premières actions en cas d'urgence sur le site en accord avec le contact SG ;
- Gestion du cahier de suivi prestation nettoyage ;

Qualifications requises :
- Excellente présentation et élocution
- Sens du service
- Personne dynamique, discrète, souhaitant s'inscrire dans la durée
- Anglais BILINGUE impératif

Profil recherché

- Excellente présentation et élocution
- Sens du service
- Personne dynamique, discrète, souhaitant s'inscrire dans la durée
- Anglais BILINGUE impératif}

À propos de Charleen

Charleen, spécialisée dans l'accueil entreprise, propose des prestations d'accueil haut de gamme pour le compte de ses clients sur des secteurs variés, Luxe, Beauté, Immobilier, Banque et Assurance, Cabinets d'avocats...

Nous proposons des prestations d'accueil en CDD et CDI, temps complet ou temps partiel tout au long de l'année.