Assistant F/H

Description de l'offre

L’entreprise Cegelec Défense Mechatronics Solutions est une entreprise basée à Clermont-Ferrand, spécialisée dans la production, la rénovation et la maintenance de positionneurs d’antennes de télécommunication civiles ou militaires et de Tourelles. Spécialisée dans le positionnement et l’intégration de système antennaires, de radars météo, la trajectographie et surveillance cotières mais aussi la télémesure et la poursuite en temps réels d’objets.
Sous la responsabilité du Responsable Administratif d’Entreprise, nous recherchons un.e assistant.e de gestion sur notre site de production à Clermont-Ferrand.
Vos missions principales seront notamment :
      Gestion administrative & ADV :
-          Collaborer avec les Responsables d’Affaires pour le suivi administratif de leurs affaires
-          Connaître les procédures d’appel d’offres de marchés publics et privés
-          Assurer la gestion du personnel (Formations, visites médicales…)
-          Actualiser l’annuaire (collaborateurs, fiche entreprise)
-          Etablir les dossiers du personnel et ceux des apprentis, stagiaires et pépinières
-          Assurer l’enregistrement des commandes client (réception, production d’AR, puis dans SAP)
-          Participer à la facturation et la relance des factures échues
-          Participer à la gestion du parc informatique, téléphonique et de la flotte automobile (assurances, taxes, vignettes, coût financier)
-          Formuler des demandes d’assistance et d’intervention informatique pour les collaborateurs

      Secrétariat :
-          Assurer l’accueil et gérer les communications (orientation et transmission des messages)
-          Gérer le courrier arrivé et son départ (tri, dispatching…)
-          Réaliser et tenir à jour des documents administratifs, des présentations PowerPoint
-          Assurer la rédaction de documents ainsi que leur classement
-          Assurer l’organisation des réunions du point de vue logistique
-          Organiser les déplacements des collaborateurs (ordres de missions, réservations)
-          Gérer la communication sous toutes ses formes (téléphone, courriers, supports commerciaux, mailing…)
-          Participer à l’organisation des évènements, séminaires et réunions
-          Participer à l’élaboration du journal interne et mensuel de l’entreprise
-          Gérer les achats d’objets publicitaires, consommables de bureau
-          Participer aux réunions et établir les comptes rendus si besoin
-          Assurer la diffusion des messages Sécurité de l’entreprise et veiller à son image de marque.

       Savoir-être :

-          Faciliter le travail des opérationnels par son organisation

-          Connaître les activités de l’entreprise

-          Véhiculer la bonne image de l’entreprise au travers de toutes ses tâches (documentation, téléphone, notes…)

-          Respecter la confidentialité

Profil recherché

Titulaire d’une formation supérieure BAC+2, vous avez une expérience réussie sur un poste similaire. Vous maitrisez les outils bureautiques. La connaissance de SAP serait un plus.

Vous savez organiser votre travail selon les degrés d’urgence, vous adaptez aux demandes des différents interlocuteurs, être à l’écoute et disponible des différents besoins.

Vous recherchez un environnement de travail dynamique et polyvalent, où la rigueur, l’organisation et le travail d’équipe sont des qualités incontournables. Vous possédez une forte capacité d’adaptation et faites preuve de réactivité et d’autonomie. Garant de l’esprit de services, vous avez un excellent relationnel (interne et client).

À propos de Cegelec Defense

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses 1 900 entreprises sont au cœur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.
2022 : 16,7 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 90 000 collaborateurs // 1900 entreprises // 57 pays
www.vinci-energies.com