Assistant(e) Ressources Humaines

Description de l'offre

Advantail est le partenaire des lieux de commerce qui associe sens et performance ♻️♾️

Nos équipes, commerçantes et engagées, gèrent 17 lieux de commerce en France et en Suisse, outlets, centres commerciaux, retail parks, galeries de centre-ville.
Advantail - au-delà de notre rôle de gestionnaire - associe le property management, retail management, commercialisation et green transformation🌍
Alors pourquoi nous rejoindre ?
Nous souhaitons plus que jamais donner du sens à notre mission : promouvoir un mode de consommation raisonnée et une gestion responsable des lieux, guidés par les valeurs que nous incarnons, fondées sur l’engagement, le dépassement, l’intégrité, la proximité et le plaisir 🌱🎯
Avantages :
* Programme d'intégration
* Journée de bénévolat
* Formations internes
* Politique RSE
* Valeurs d'entreprise
* Télétravail



Rattaché(e) à la Responsable des Ressources Humaines, votre mission principale est d’assurer la gestion de l’administration des ressources humaines ainsi que la gestion administrative Corporate :
 
Gestion des systèmes d'information et des accès :
-        Participer au développement, mise en œuvre et maintien des infrastructures nécessaires au fonctionnement des moyens informatiques, des moyens de télécommunication et des moyens bureautiques, en collaboration avec le Contrôle de gestion corporate,
-        Centraliser les besoins exprimés et être force de propositions dans l’élaboration des différents cahiers des charges pour l’amélioration de nos outils informatiques,
-        Suivi budgétaire en collaboration avec le Contrôle de gestion corporate, du budget informatique Corporate et des centres,
-        En tant qu’administrateur SharePoint, contribuer à l’intégration et à l’organisation de l’arborescence des données informatiques pour une mise en place d’une documentation informatique commune entre utilisateurs sur l’Intranet. S’assurer de préserver l’archivage des données informatiques dans le respect des accès réservés,
-        Veiller à la disponibilité des ressources et mettre à la disposition les droits des utilisateurs pour les ressources appropriées. Créations et suivi des adresses e-mails et listes de distributions.
 
Compliance et sécurisation des données :
-        Œuvrer à la sécurité informatique (notamment Procédures de sécurité pour la lutte contre le piratage informatique), au respect de la charte informatique, de la bonne utilisation des ressources informatiques et des services internet,
-        Être garant(e) des règles de gouvernance SI et de leur bonne application au sein de l’Entreprise.

Administration des ressources humaines :
 Mise en œuvre des procédures d’entrée et sortie des salariés ainsi que du suivi administratif :
-        Mettre en œuvre les processus relatifs à l'embauche, l'exécution et la rupture du contrat de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles (rédaction des contrats de travail et avenants, nominations, livrets d’accueil ; réalisation des affiliations, radiations et suivi de la portabilité des droits santé et prévoyance, suivi des dispenses santé ; planification et suivi des visites médicales ; réalisation des documents de fin de contrat…),
-        S’assurer des inscriptions des salariés (entrées / sorties) aux registres du personnel de tous les établissements,
-        Mettre à jour l’organigramme de la société, l’annuaire téléphonique interne et la liste des anniversaires sous l’Intranet,
-        S’assurer de la mise à disposition et restitution du matériel prêté aux salariés, avec tenue d’un fichier de suivi,
-        Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel dans le respect de la règlementation et des procédures de la société (suivi des périodes d’essai, suivi des arrêts de travail, suivi des dossiers de prise en charge prévoyance par l’organisme compétent, déclarations périodiques à la Médecine du travail…),
-        Saisir et mettre en forme des documents rédactionnels, administratifs ou de communication du service Ressources Humaines en utilisant les outils bureautiques de la société,
-        Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord ou les bases de données RH en utilisant les outils existants,
-        Suivre les soldes de congés payés et RTT, en alertant les collaborateurs/managers si nécessaire,
-        Suivre les restitutions de supports sociaux (rapports d’étonnement, entretiens annuels, objectifs annuels, etc.), et s’assurer des relances nécessaires auprès des Managers si besoin,
-        Être référent(e) du SIRH Eurécia auprès des collaborateurs,
-        En lien avec la Responsable Ressources Humaines, rédiger et mettre à jour annuellement le document unique sur chaque établissement,
-        Classer et archiver des documents relatifs à la gestion du personnel (papier, numérique) en respectant les règles d'archivage et de confidentialité,
-        Contribuer à la préparation administrative des réunions des instances représentatives du personnel (comité social et économique, le cas échéant) et les éventuelles négociations collectives en fournissant des études ou des tableaux de bord.
 
Politique de formation :
-        Suivre et tenir à jour le plan de développement des compétences des collaborateurs pour les formations internes/externes,
-        Etablir une synthèse des demandes de formation dans le cadre des entretiens annuels ainsi que suivre semestriellement les formations réalisées par chaque collaborateur,
-        Assurer l’interface et la constitution des demandes de prises en charge des formations auprès de l’OPCO,
-        Accompagner les formateurs internes dans la mise en place et le suivi de leur formation (quizz, questionnaires d’évaluation et de satisfaction),
-        S’assurer de l’inscription aux formations et du suivi de celles-ci auprès des organismes de formation,
-        Être garant(e) des formations réalisées dans le cadre de la carte professionnelle.
 
Politique de recrutement :
-        Mettre à jour la page Entreprise sur nos sites partenaires et jobboards,
-        Publier les offres d’emplois sur notre ATS (outil de gestion des candidatures),
-        Participer au suivi des candidatures reçues sur la messagerie dédiée aux recrutements,
-        Mettre en place des partenariats avec des écoles de l’enseignement supérieur ou autres institutions.
 
Participer au développement de la marque employeur :
-        Valoriser et animer les valeurs de l’Entreprise,
-        Être en charge des publications « Actualités » dans Eurécia et SharePoint,
-        Être force de proposition et fédérer les équipes autour d’évènements d’Entreprise,
-        Organiser ces évènements.
 
Participer à la préparation de la paie, émise par le cabinet social :
-        S’assurer de la mise à jour mensuelle des plannings sous le SIRH, dans le respect des dispositions légales et dans les délais impartis pour garantir les éditions de paie et paiements de salaire,
-        Assurer le suivi du fichier variable de paie avec la Responsable RH.
 
Appui aux salariés et aux managers :
-        Informer et renseigner les collaborateurs vis-à-vis des questions relatives à leur carrière et à leur contrat (contrat de travail, protection sociale complémentaire, salaire…) en utilisant un langage adapté et en respectant les règles de confidentialité.
 
Gestion Administrative :
-        Assurer la gestion et le suivi des contrats Corporate en vue de leur optimisation : bureautique, informatique, location de véhicules, partenariats hôtels, commandes de fournitures et de consommables en veillant au respect budgétaire et à la mise à jour des process afférents,
-        Procéder aux réservations de véhicules pour les membres du CODIR,
-        S’assurer de la bonne communication et mise à disposition des process internes,
-        Assurer le suivi des contrats d’entretien du siège (Informatique et systèmes d’impression, chauffage, dispositif incendie, etc.),
-        Etre le correspondant informatique pour le siège
-        Suivre le planning de la salle de réunion du siège,
-        Gérer l’accueil téléphonique et physique des clients et tiers,
-        Réceptionner et orienter le courrier reçu vers les collaborateurs concernés, en assurer le suivi,
-        Procéder à l’archivage et au classement des données,
-        Tenir à jour l’affichage du siège : affichage obligatoire, communications internes, etc. (en lien avec le Service Administratif et Financier) et les revues de presse mises à disposition,
-        Suivre et mettre à jour le Dashboard (référentiel contractuel réglementaire : documents juridiques, certifications, attestations, PV, AG…)
-        Préparer et contribuer à l’élaboration de tous supports de présentation nécessaires aux reportings ou Comité de Direction (tableaux de bords, budgets, bilans d'activités, etc.),
-        Garantir l’actualisation et la diffusion des lettres type, des logos et tous autres documents liés à la charte graphique de l’entité ADVANTAIL,
-        Organiser les déplacements professionnels pour les collaborateurs nouveaux entrants et lors d’évènements professionnels (réservations des moyens de transport, hébergements, etc.).

Profil recherché

Compétences et domaines d’expertise souhaités :
−       H/F, vous disposez d’une expérience d’au minimum 3 ans, acquise sur le même type de fonction
−       Vous faites preuve d'une grande rigueur et d’une discrétion absolue
−       Vous êtes proactif, autonome et avez le sens de l’initiative : capacité à anticiper les besoins, détecter les actions à mener et les mettre en œuvre sans attendre,
−       Vous maîtrisez le pack Office,
−       Vos capacités relationnelles, votre investissement et votre intérêt pour l’activité seront les clés de votre réussite

À propos de Advantail

Advantail est le partenaire des lieux de commerce qui associe sens et performance ♻️♾️
Nos équipes, commerçantes et engagées, gèrent 16 lieux de commerce en France et en Suisse, outlets, centres commerciaux, retail parks, galeries de centre-ville.
Advantail - au-delà de notre rôle de gestionnaire - associe le property management, retail management, commercialisation et green transformation🌍
Alors pourquoi nous rejoindre ?
Nous souhaitons plus que jamais donner du sens à notre mission : promouvoir un mode de consommation raisonnée et une gestion responsable des lieux, guidés par les valeurs que nous incarnons, fondées sur l’engagement, le dépassement, l’intégrité, la proximité et le plaisir 🌱🎯