Empfangsmitarbeiter/in Sanofi-Genzyme, Standort Neu-Isenburg

Job description

Sanofi Genzyme – die Specialty Care Business Unit von Sanofi entwickelt wegweisende Therapien für seltene und schwer behandelbare Erkrankungen. Die Erfolgsgeschichte von Genzyme begann als Biotech-Start-up Anfang der 1980er Jahre. Heute helfen wir mit unseren innovativen Therapien Patienten in rund 100 Ländern. Die individuellen Bedürfnisse der Patienten sind unser wichtigster Antrieb. Sanofi Genzyme hat seit Jahrzehnten nicht nur die Erforschung, Entwicklung und den Vertrieb der eigenen Medikamente im Blick, sondern bietet sowohl Ärzten als auch Patientenorganisationen bedürfnisorientierte Unterstützung an, mit den Anspruch das Leben der Betroffenen zu verbessern. Sanofi Genzyme fokussiert sich auf vier verschiedenen Arbeitsbereiche: Immunologie mit Rheumatologie, Dermatologie und Atemwegserkrankungen, Neurologie / Multiple Sklerose, Onkologie / Hämatologie und Seltene Erkrankungen.

Für unseren Standort in Neu-Isenburg suchen wir eine/n Mitarbeiter/in in Teilzeit (15 h/Woche). Die Stelle ist befristet für 24 Monate.

Aufgabenbeschreibung und Verantwortlichkeiten

·  Bedienen der Telefonanlage
·  Empfang von ex- und internen Besuchern mit Ausstattung temporärer Zutrittskarten
·  Einpflege von diversen empfangsrelevanten Dateien und Listen nach Prüfung durch das Office Management (Besucherleisten, Büroverteilungslisten, Kostenstellen-Listen usw.)
·  Telefonische Nebenwirkungsmeldungen: Umgang mit sensiblen Patienten und Patientendaten. Anlegen der Nebenwirkungsmeldungen. Bei besonderem Bedarf Gespräch zusätzlich an zuständigen Mitarbeiter im Haus durchstellen – erfordert Knowhow bzgl. der verschiedenen Krankheiten und der hierfür zuständigen internen Ansprechpartner
·  Bearbeitung der Eingangspost mit Öffnen und Verteilen auf ca. 110 Mitarbeiter, aufgeteilt in ca. 30 Postfächer
·  Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsavisen scannen und einpflegen und Weitergabe an die Geschäftsbereiche bzw. das Office Management
·  Bearbeitung der gesamten Ausgangspost (einschl. Briefe und Pakete; Pflege und regelmäßige Prüfung der Frankiermaschine (Portoladung, Frankierstreifenbestellung etc.)
·  Konferenzraumbuchungen mit elektronischer Erstellung von Hinweisschildern im Konferenzbereich
·  Verleih und Verwaltung mit Dokumentation von Projektoren und Moderatorenkoffern, Laserpointern, Schriftgeräten, Webcams usw. sowie Schlüsseln für Büros und Kellerräumen Zutrittskarten
·  Onboarding neuer Mitarbeiter nach Anweisung durch das Office Management mit Übergabe von vorläufiger Zutrittskarte und Büroschlüssel, Fotografieren, Einpflegen von Foto und Personendetails in diverse Dateien und Telefonanlage, Ausdruck des Türschildes
·  Offboarding von Mitarbeitern: Dokumentation von Rückgabe des Büroschlüssels und der Zutrittskarte, Löschung der Mitarbeiter aus empfangsrelevanten Dateien
·  Bedarfsprüfung von Büromaterial für das gesamte Haus und somit aller Mitarbeiter und Prüfung der anschließenden Lieferungen, Erstellen einer Bestellliste und Weitergabe zwecks Bestellung an Office Management
·  Bestellung von Kundendiensten im Reparaturfall aller Art (nach Absprache mit dem Office Management)
·  Beauftragung der Haustechnik, Beauftragung der Firma für Hausmeisterdienste incl. Pflege der Auftragsliste
·  Verleih von Poolwagen für Dienstreisen
·  Blumenbestellungen
·  Taxibestellungen
·  Kurierbeauftragungen
·  Betätigung der Alarmanlage (Kontrollen, Aktivierung- bzw. Deaktivierung, Dokumentation von Alarmfällen)
·  Erster Ansprechpartner für verschiedenste Belange aller Mitarbeiter im Haus

Anforderungen & Qualifikationen

·  Bürokaufmann/-kauffrau oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
·  Souveräne Beherrschung des MS-Office Pakets
·  Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
·  Erfahrung im Empfangsbereich wünschenswert
·  Hohe Eigenmotivation sowie Kreativität
·  Eigenständiges Erkennen und Umsetzen von Prioritäten
·  Gewandtes, repräsentatives und souveränes Auftreten gegenüber verschiedensten internen und externen Gesprächspartnern und Besuchern
·  Selbständiges, eigenverantwortliches, proaktives und effektives Arbeiten
·  Ausgeprägte Teamfähigkeit
·  Gutes Organisationsgeschick
·  Sorgfältiges Arbeiten
·  Gutes Zeitmanagement
·  Dienstleistungsorientierung
·  Diskretion

Unsere Leistungen

·  Ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihre Talente entfalten und gemeinsam in einem kompetenten Team Ideen und Innovationen verwirklichen können
·  Ein attraktives, am Markt und Ihrer Qualifikation ausgerichtetes Vergütungspaket mit überdurchschnittlichen Sozialleistungen (wie z.B. der betrieblichen Altersversorgung oder unserem Gesundheitsmanagement)
·  Eine individuelle und strukturierte Einarbeitung in Ihre neuen Aufgaben
·  Sie können Ihren persönlichen Karriereweg bei Sanofi gestalten und wir unterstützen und begleiten Ihre fachliche und persönliche Entwicklung zielgerichtet
·  Sanofi bietet als weltweit erfolgreiches, wachsendes Gesundheitsunternehmen vielfältige, auch globale Karrierewege

At Sanofi diversity and inclusion is foundational to how we operate and embedded in our Core Values. We recognize to truly tap into the richness diversity brings we must lead with inclusion and have a workplace where those differences can thrive and be leveraged to empower the lives of our colleagues, patients and customers. We respect and celebrate the diversity of our people, their backgrounds and experiences and provide equal opportunity for all.