Back Office Assistant

Job description

We are looking for dedicated and committed people to join our team!

At Nexans we seek for technology and innovation and our people is the key contribution to help us in our exponential growth. With an interactive, international and modern working environment, we make sure our employees are having the best of their working and learning experiences.

Nexans is growing globally, and we’re looking for leaders to take our company to the next level.

Nexans

Nexans is a global leader in advanced cabling and connectivity solution present in 34 countries. We bring energy to life through an extensive range of best-in-class products and innovative services. For over 120 years, innovation has been the company’s hallmark, enabling us to drive a safer, smarter and more efficient future together with its customers.

We are committed to facilitating energy transition and supporting the exponential growth of data by empowering its customers in four main business areas: Building & Territories, High Voltage & Projects, Telecom & Data and Industry & Solutions

Context of the Business Group

Created last year to host all our activities in the Telecom & Data domains, the Telecom & Data Business Group will form progressively a solid part of Nexans’ growth strategy.
Telecom & Data BG is a market driven organization, covering the following segments:

· Telecom Infrastructure Operators (Cables Lan, Fiber optic cables, components)
· LAN Systems
· Submarine telecom cable

Our goal: double our revenue until 2022 through organic and external growth.

Fonction : Back Office Assistant

Organisation

· Department : Supply Chain
· Country : Belgium
· Location : Opticable (Frameries)
· Supervisor : Supply Chain Manager

Contexte d’évolution

· Supply Chain sur le site d’Opticable avec contacts Supply Chain sur la BG
· Avoir le bon produit/service, au bon endroit, au bon moment, en quantité suffisante et dans les qualités requises tout en tenant compte des impératifs de production et de productivité.

La raison d’être de la fonction

· Le Back-Office est un support interne pour les ventes, qui commence à partir de la signature du contrat et de l’entrée de la commande. Le but est de livrer et de suivre la conformité de la vente et la satisfaction du client. Dans ce sens, le Back-Office est en étroit contact avec le Front-Office (Service commercial) et les départements tels planning, production, finance, …

Les zones de responsabilités attendues par la fonction

· Réceptionner et prendre connaissance des commandes venant du Front-Office.
· Communiquer en interne les exigences du client (spécification produits, lead-time, conditions, ….)
· Etre en étroite relation avec le magasin-out pour la préparation des commandes (cuttings, remarquages, fixation de bobines,…)
· Renseigner le réseau ventes clients sur les délais, l’état des stocks, l’état d’avancement/de retard des commandes et toute autre information dans la limite des connaissances techniques.
· Vérifier que les obligations contractuelles sont remplies (gestion et supervision de la livraison, vérification et suivi du paiement).
· Vérifier la satisfaction client via le réseau ventes sur la communication des informations (retard, avancement, possibilité d’amélioration de délai, OTIF).
· Enregistrer et traiter les plaintes clients en collaboration avec le Responsable Assurance Qualité et le Responsable du marché.
· Rapporter au Front-Office la satisfaction client, le suivi de problèmes ou de réclamations qui ont nécessité des actions.
· Tenir à jour le suivi d’entrées de commandes pour les grands comptes.
· Etre capable de remplacer/suppléer les collègues du Back-Office (Assistant & Logistics Officer)& du Front-Office.
· Qualité, Sécurité et Environnement: Intégrer les clauses QSE d’Opticable dans les contrats de nos fournisseurs et sous-traitants. Respecter la procédure des «3 feux verts».
· Se conformer en tous points au Code d’éthique et de conduite des affaires de Nexans et aux lignes directrices en matière de conformité aux règles de concurrence. Anticiper les éventuels conflits d’intérêt au sens de ce code.

Les résultats attendus

· Veiller à ce que les délais fournis pas l’usine soient pris en compte par les Ventes
· Veiller à tenir informé le réseau Ventes en permanence sur l’avancement des commandes
· Veiller à ce que les engagements de l’usine soient tenus vis-à-vis du client.
· Satisfaire les exigences du client
· Transmettre les informations pertinentes venant du client

Indicateurs clés pour la fonction

· OTIF
· Nombre de reclamations
· Enquête satisfaction client

Les qualifications et aptitudes exigées pour le poste

· Graduat en commerce extérieur ou secrétariat.
· Français et anglais indispensables + 1 autre langue européenne
· Connaissances informatiques: Microsoft Office + SAP
· Connaissances des pratiques administratives à l’exportation.
· 1 an d’expérience commerciale
· Aisance dans les contacts; la communication; la capacité d’informer, expliquer et convaincre.