Les offres de “CGI”

Expire bientôt CGI

Executive assistant

  • CDI
  • Montréal (Montréal)

Description de l'offre

Job Description

Adjointe Exécutive

Description de poste
À titre d’adjoint administratif principal ou d’adjointe administrative principale, vous effectuerez une vaste gamme de tâches de soutien administratif pour la vice-présidente des centres mondiaux de prestation de services et les membres qui relèvent d’elle directement. Vous avez le profil idéal si vous avez de l’expérience en soutien à la direction, une attitude proactive et de la facilité à vous adapter aux fréquents changements de priorités dans un environnement dynamique qui évolue rapidement.

En plus de démontrer du jugement et des habiletés en résolution de problèmes, vous devez faire preuve de créativité, d’initiative et de discrétion lorsque vous traitez des dossiers confidentiels et sensibles. Vous devez avoir d’excellentes habiletés organisationnelles, de bonnes aptitudes en gestion du temps, une bonne capacité à établir les priorités, être capable de développer des liens et d’interagir avec aisance avec les personnes des différents paliers de direction, aussi bien dans l’entreprise qu’à l’externe. Dans le cadre de vos fonctions, vous devrez résoudre des problèmes dans des délais serrés et démontrer d’excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues officielles.

Fonctions et responsabilités
• Traiter de l’information, des appels et parfois des priorités concurrentes, sans nuire à la qualité du travail. Faire preuve de beaucoup de jugement dans la gestion de la priorité des demandes et dans leur escalade pour les résoudre, au besoin. Traiter des communications et données sensibles et confidentielles avec tact et discrétion. Communiquer avec les différents paliers de direction à l’interne et à l’externe, et ce, avec professionnalisme, courtoisie et diplomatie.
• Organiser des rencontres; préparer les ordres du jour, assister aux rencontres, préparer les comptes rendus (au besoin) et assurer le suivi des tâches à faire. Gérer les documents efficacement en utilisant les différentes technologies avec aisance. Gérer les archives.
• Aider à la gestion de l’emploi du temps de la vice-présidente des centres mondiaux de prestation de services : veiller à ce que les échéanciers clés soient bien inscrits dans le cycle de planification et à ce que les rencontres et les dates de soumission soient respectées. Coordonner les rendez-vous et les engagements spéciaux; planifier les rencontres, les activités du service, les itinéraires et les déplacements. Au besoin, offrir des services analogues aux directeurs et directrices.
• Être responsable de l’établissement des priorités, de la distribution et du suivi du courrier entrant. Démontrer d’excellentes aptitudes en rédaction administrative en français et en anglais, rédiger et réviser les réponses aux demandes de renseignements généraux et faire le premier jet des réponses pour les sujets plus complexes;
• Préparer et rapprocher les relevés de dépenses mensuels. Veiller au traitement des factures et s’assurer que les coûts sont imputés aux bons comptes.

Qualités requises pour réussir dans ce rôle
• au moins sept années d’expérience, dont trois dans un poste d’adjointe administrative principale ou d’adjointe de direction, de préférence dans une grande organisation; expérience dans une multinationale, un atout;
• compétences solides en planification, en organisation, en gestion du temps et en administration; capacité à gérer les nombreux changements de priorités dans un milieu qui évolue rapidement et à veiller au respect des échéanciers;
• aptitudes interpersonnelles éprouvées et capacité à interagir avec les différents paliers de direction dans l’entreprise et à l’externe avec professionnalisme et aisance;
• compétences solides en communication orale et écrite dans les deux langues officielles (être parfaitement bilingue);
• maîtrise de l’anglais écrit;
• flexibilité, capacité d’adaptation au changement, capacité à rester calme même lorsque la pression est forte;

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Le secteur des technologies de l’information (TI) connaît une période extraordinaire. La transformation numérique des organisations continue de s’accélérer, et CGI est au premier plan de ce changement. Nous accompagnons nos clients dans leur démarche numérique et offrons à nos professionnels des opportunités de carrière stimulantes.

La réussite de CGI repose sur le talent et l’engagement de nos professionnels. Ensemble, nous relevons les défis et partageons les bénéfices issus de la croissance de notre entreprise. Cette approche renforce notre culture d’actionnaire-propriétaire ainsi, tous nos professionnels bénéficient de la valeur que nous créons collectivement.

Joignez-vous à nous pour prendre part à la croissance de l’une des plus importantes entreprises indépendantes de services en technologies de l’information (TI) et en gestion des processus d’affaires au monde.

Pour en savoir davantage à propos de CGI : www.cgi.com.

Les candidatures non sollicitées provenant de cabinets de recrutement ne seront pas retenues.

CGI favorise l’équité en matière d’emploi.

Executive assistant

Position Description
The Senior Administrative Assistant will provide a wide range of administrative support activities to the Vice-President, Global Delivery Centres and direct reports. The ideal candidate will have demonstrated experience providing executive support, a proactive attitude and the ability to manage constantly shifting priorities in a fast-paced and dynamic environment.

In addition to possessing good judgement and developed problem solving skills, the incumbent must possess a high degree of creativity, initiative and exercise discretion when handling details of a highly confidential and critical nature. The incumbent must possess excellent organizational, time management and prioritization skills and be able to develop relationships and interact with all levels of management within and outside the company with ease. He/she will be required to resolve time sensitive issues and must possess excellent verbal and written communication skills in both official languages.

Your future duties and responsibilities
• Handles information, calls and sometimes competing priorities, without sacrificing quality of work. Exercises strong judgment in managing priority of requests and escalating as required for resolution. Handles sensitive and confidential communications and data with tact and discretion. Communicates with all levels of management within and outside of the organization, exercising a high level of professionalism, courtesy and diplomacy;
• Organizes meetings; prepares agenda, attends meetings, takes minutes (as needed) and ensures follow-up on action items. Manages documents effectively, demonstrating a comfort level with various technologies. Maintain archives.
• Assist the Vice-President, Global Delivery Centres schedule management thus ensuring that key deadlines are entered into the planning cycle and that meeting, and submission deadlines are met. Coordinates appointments and special engagements; schedules meetings, department activities, itineraries and travel arrangements. If required offers similar services to de directors;
• Responsible for the prioritization, distribution and follow-up of incoming correspondence. Using a strong command of business writing in English & French, writes and proofs replies to general enquiries and drafts replies for more complex items;
• Prepares and reconciles monthly expense reports. Ensures processing of invoices and that costs are allocated to proper accounts.

Required qualifications to be successful in this role
• A minimum of seven years of experience of which at least three in the role of Executive or Senior Administrative Assistant, preferably in a large organization. Experience in a Multinational Company is considered an asset;
• Strong planning, organizational, time-management and administrative skills and ability to manage constantly shifting priorities in a fast-paced environment and ensure deadlines are met;
• Demonstrated interpersonal skills and able to interact with all levels of management within and outside the company skillfully and with ease;
• Superior verbal and written communication skills in both official languages (perfectly bilingual);
• Excellent English writing skills required;
• Must be flexible, adaptable to change and have the ability to stay calm under pressure;
• Autonomous and able to work on own initiative with limited need for direction or supervision;
• Demonstrated ability to exercise sound judgment and handle significant amounts of sensitive and confidential information effectively with discretion and tact;
• Detail oriented, ability to easily multi-task, prioritize and execute multiple concurrent activities with diligence and attention to detail;
• Proficient in MS Office 2010 (PowerPoint, Excel, Word and Outlook)

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It is an extraordinary time to be in business. As digital transformation continues to accelerate, CGI is at the center of this change—supporting our clients’ digital journeys and offering our professionals exciting career opportunities.

At CGI, our success comes from the talent and commitment of our professionals. As one team, we share the challenges and rewards that come from growing our company, which reinforces our culture of ownership. All of our professionals benefit from the value we collectively create.

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CGI is an equal opportunity employer.

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