Expire bientôt Actua (Rosheim)

SECRETAIRE TRILINGUE H/F

  • CDD
  • Molsheim (Bas-Rhin)
  • BTS, DUT, Bac +2
  • Comptabilité / Contrôle de gestion

Description de l'offre

Agence d'emploi ACTUA ROSHEIM, recherche pour le compte de son client basé à Molsheim, une secrétaire trilingue h/f.
Votre Challenge :

Rattaché(e) au DAF, vous aurez pour mission :

Tâches administratives diverses (en plusieurs langues) :
- Rôle d'interface avec des interlocuteurs externes et internes (gestion de l'accueil physique des personnes, standard téléphonique du groupe (en plusieurs langues)),
- Met en forme, présente et gère l'ensemble des documents, notices techniques, dossiers accompagnant les machines des services production, pièces détachées et du bureau d'étude
- Traite les factures des machines et du service pièces détachées
- Effectue les déclarations de douane
- Gère les achats de consommables bureautiques
- Organise le classement des dossiers et documents techniques
- Gère les expéditions et les leasings
- A un savoir spécifique lié aux différents modes d'expédition (documents, normes, procédures…)
- Connaît la législation et les documents des déclarations en douane et crédits documentaires
- Connaît les techniques de négociations avec les transporteurs
Vos missions :

Secrétariat :

Standard téléphonique
Gestion Fax
Gestion machine à affranchir (Commandes consommables et SAV notamment)

Déplacements professionnels (Administratifs + Direction) :

Demandes de Visa - ESTA (Tous personnels)
Constitution et suivi des dossiers (Recherches sur les sites Web des Services Consulaires - Formulaires de demande, lettres de mission, attestations d'assurance, visa de documents par la CCI…) - Organisation des dépôt et retrait de passeports

Secrétariat + ADV :

Traduction des notices techniques
Etablissement des attestations d'origine

Divers :

Etablissement DEB
Commandes emballages magasin


Documentation technique
Etablissement des certificats de conformité

EXPEDITION - FACTURATION
SPD - SAV - Achats

Etablissement Pro-Fo SPD (Devis ou paiements avant expédition)
Support clients SPD (Mise au point cdes / Litiges)
Envoi et assurance des colis SPD (Messagerie)
Envoi matière / Rapatriement de pièces (Sous-traitants et fournisseurs)
Retour/Importation pièces
Etablissement des bordereaux d'expédition et documents requis pour le passage en douane
Gestion des CREDOC SPD
Commandes "Soldes" SPD
Relance spécifique des impayés clients sur la base du fichier fourni par la comptabilité
Organisation transport - Recherche transporteurs - Appels d'offres
Organisation et supervision de l'emballage
Etablissement des listes de colisage
Assurance marchandise
Etablissement des bordereaux d'expédition, factures et autres documents requis pour le passage en douane
Relations "transport" avec clients/agents/Weber ou autres intervenants (Coordination)
Facturation cdes SPD et interventions SAV
Facturation machines
Etablissement des documents pour le passage en douane
Gestion des CREDOC (remise bancaire inclus) et contrats de leasing
Facturation cdes PRO et "Sans Facturation"
Facturation inter-co
Facturation : Transferts de pièces et équipements
Facturation : Pointage monteurs - SER
Échéances trimestrielles (Personnels détachés, Main-d'œuvre Services, refacturation frais Direction)
Refacturation ponctuelle (Notes de frais monteurs, prêts de personnel, factures fournisseurs mal imputées)
Relations avec les transporteurs/Prospection/Négociations tarifaires/Affrêtement
Traitement et suivi des litiges transport (Emission des réserves en cas de casse...)
Contrôle des factures transport
Classement et archivage (Factures, récépissé UPS, DEB, justificatifs d'exportation…)

SPD = Service Pièce détachée

Connaissance technique :

- Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ainsi qu'Internet,
- Technique de communication,
- Technique rédactionnelle,
- Technique commerciale,
Connaissance linguistique :

- Anglais niveau très bon exigé,
- Deux langues supplémentaires sont souhaitées (Anglais +2)
Savoir-être

- Goût du travail en équipe,
- Rigueur, organisé(e) et méthodique,
- Implication,
- Excellent relationnel (communicant, ouverture d'esprit, curiosité),
- Force de proposition et de créativité,
- Résistance au stress, sait garder son sang-froid en toutes circonstances,
- Sens du service, capacité d'anticipation,
- Gestion du temps et des priorités
- Autonomie, Adaptabilité,
- Prise d'initiative

Poste est à pourvoir en CDI (après un essai en intérim),
Contrat de travail 39h/semaine
Expérience de 3 ans dans un poste similaire
Diplôme : BTS / DUT / Licence sans domaine particulier

Possibilité d'un poste évolutif et un solide accompagnement pour réaliser votre potentiel en fonction de votre implication.

Salaire à définir selon profil.
Nombreux avantages sociaux : Nombreuses primes, CE (chèque cadeau, avantage négocié,…), Mutuelle et Prévoyance, Ticket restaurant, Participation…

Envoyer votre cv à : ou nous contacter au 03.88.48.02.02.

Profil recherché

Anglais niveau très bon exigé,
- Deux langues supplémentaires sont souhaitées (Anglais +2)
Savoir-être

- Goût du travail en équipe,
- Rigueur, organisé(e) et méthodique,
- Implication,
- Excellent relationnel (communicant, ouverture d'esprit, curiosité),
- Force de proposition et de créativité,
- Résistance au stress, sait garder son sang-froid en toutes circonstances,
- Sens du service, capacité d'anticipation,
- Gestion du temps et des priorités
- Autonomie, Adaptabilité,
- Prise d'initiative}

À propos de Actua (Rosheim)

Fondée en 1991, ACTUA est un acteur incontournable du travail temporaire et du recrutement, notamment dans le Grand Est de la France. ACTUA compte aujourd'hui 50 collaborateurs répartis entre nos 20 agences situées en Alsace, Lorraine, Franche-Comté, Bourgogne, Champagne et Bretagne.

Faire de chaque avenir une réussite.
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