Direktionsassistent(in)

Job description

Key tasks

Ziele

'Der/ Die Direktionsassistent/in hilft dem/der Hoteldirektor/in die Verkaufs-, Management- und Finanzziele des Hotels zu erreichen. Er/Sie garantiert einen hohen Servicestandard aller angebotenen Dienstleistungen.
Vertritt den/die Hoteldirektor/in wenn dieser/diese außer Haus ist.'

Hauptaufgaben
Kundenbeziehung
'• Baut eine gute Beziehung zu dem Gast auf, berücksichtigt dessen indviduellen Bedürfnisse und Wünsche und stärkt dadurch die Kundenloyalität
• Nimmt Beschwerden entgegen und kümmert sich schnellstmöglich um die Lösung des Problems
• Schafft eine angenehme Atmosphäre im Hotel
• Ist bekannt und vom Personal und den Gästen als Repräsentant des Hotels anerkannt'
Fachkenntnisse
'• Kann ggf. den Empfangschef, F&B Manager oder den Front Office Manager vertreten
• Stellt sicher, dass die Hygiene-, Reinigungs- und Sicherheitsstandards beachtet werden
• Überwacht, koordiniert und kümmert sich, in Absprache mit dem/der Hoteldirektor/in, um das Revenue Management und aktualisiert die TARS online Datenbank
• Stellt sicher, dass die Vorgaben, Standards und Verfahrensrichtlinien beachtet und angewandt werden'
Führung
'• Führt, leitet und koordiniert die Mitarbeiter des Hotels
• Hilft, neue Mitarbeiter einzustellen und im Team zu integrieren und achtet auf die Einhaltung der Qualitätsstandards durch das Team
• Legt das Jahresziel fest und schließt mit seinen/ihren Mitarbeitern individuelle Zielvereinbarungen
• Hilft den Schulungsplan zu erstellen
• Fördert den offenen Dialog mit den Mitarbeitern im Hotel und schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre
• Erstellt den Schichtplan unter Beachtung aller anfallender Tätigkeiten und der gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorschriften
• Nimmt an Arbeitsgruppen teil und bringt Ideen für die Produktentwicklung ein
• Verwendet die verfügbaren Informationsquellen (Intranet etc.)'
Verkauf
'• Engagiert sich aktiv im lokalen Umfeld seines/ihres Hotels
• Beobachtet laufend die Entwicklungen der Mitbewerber
• Überprüft die Qualität des Services, anhand von Gästebeschwerden und -befragungen etc.
• Ist zuständig für die Ausarbeitung und Umsetzung des Werbeplans
• Erhöht die Synergien innerhalb des Konzerns und baut eine gute Beziehung zu den anderen AccorHotels in der Umgebung auf
• Versucht jede Anfrage in ein konkretes Geschäft umzuwandeln
• Stellt sicher, dass die verschiedenen Bereiche des Hotels effizient geführt werden'
Management und Administration
'• Hilft, das Jahrebudget festzulegen, analysiert die Ergebnisse und leitet ggf. Korrekturmaßnahmen ein
• Optimiert die durchschnittliche Auslastungsquote, den durchschnittlichen Zimmerpreis und Umsatz
• Ist an allen verwaltungsspezifischen Aufgaben involviert und beachtet die internen Deadlines (10-Tage-Regel, Monatsabschluss, Bezahlung, Berichte etc)
• Unterstützt den/die Hoteldirektor/in in verwaltungs- und buchhalterischen Aufgaben (10-Tage-Regel, Monatsabschluss)
• Überprüft die täglich ausgestellten Rechnungen und Barzahlungen
• Aktualisiert und analysiert verschiedene Statistiken
• Führt die Inventur nach den vorgegebenen Richtlinien durch
• Ist dafür verantwortlich, die Waren nach den vorgegebenen Mengen bei den Stammlieferanten zu bestellen
• Hilft, Investitionsentscheidungen zu treffen'
Hygiene / Sicherheit / Umwelt
'• Ist für die Einhaltung und Anwendung der Hygiene- und Sicherheitsvorschriften, insbesondere der HACCP Normen, verantwortlich
• Achtet bei der Benutzung der ihm/ihr zur Verfügung stehenden Gerätschaften auf die Einhaltung der diesbezügl. Sicherheitsvorschriften
• Beachtet die Hotelsicherheitsvorschriften (z.B. im Brandfall)
• Achtet auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich des Getränkeausschanks (Schutz Minderjähriger)

Ibis and its people

Simplicity, Modernity, Well-being

Acteurs, the Ibis staff training and professional development programme , enables staff to:
- become more professional by acquiring new skills,
- learn a second profession,
- be more independent in guest relations,
- receive recognition for their skills

Desired profile

Skills

Level of Education Vocational education
Areas of study Hospitality
Professional experiences 3 to 5 years
Languages essential German
English
Optional languages French (Notions)

Essential and optional requirements

·  Excel
·  Power Point
·  Micros
·  FOLS