Stage - Chargé(e) de projet événementiel H/F

Job description

A propos d'Accenture :

Accenture est présente dans 120 pays et compte plus de 442 000 collaborateurs.
En rejoignant Accenture, vous bénéficiez d'un réseau mondial d'excellence et d'une méthodologie reconnue, gage d'expertise et de performance.
Afin de favoriser l'évolution rapide de votre carrière, notre système d'évaluation est basé sur le mérite. Evaluations régulières, coaching personnalisé, formations … Nous mettons tout en œuvre pour vous accompagner dans votre développement.


Votre rôle :


Il/elle a en charge l'organisation de la logistique des évènements en interne (sur notre site Accenture) et/ou en externe ce qui comprend : la recherche et la sélection du lieu, l'élaboration du budget et des recommandations, la négociation, les demandes d'achat, la planification, la mise en œuvre, le suivi de la réalisation, la facturation, la conformité et le suivi des politiques, les statistiques, la relation avec les prestataires, le suivi budgétaire, le suivi qualité.

Son rôle est notamment de prévoir et de coordonner les différents intervenants qui concourent à l'organisation et au bon déroulement de ces évènements.

De manière générale, il/elle s'assurera de la bonne organisation des évènements y développera son expérience en organisation d'évènements par des propositions qualitatives. Il/elle est garant de la satisfaction du client et de la qualité des opérations.

Il/elle doit être autonome dans son travail et dans la réalisation de ses actions afin d'atteindre les objectifs demandés.

Il/elle doit avoir les compétences et le sens de la diplomatie et de la prise d'initiative pour gérer les demandes des clients internes et faire progresser la qualité de service.

Vos Responsabilités

· Analyser les besoins du client, le conseiller et l'assister

· Effectuer les recherches et les repérages sur site quand nécessaire

· Anticiper les besoins du projet et y répondre pro activement

· Veiller à l'obtention des approbations internes

· Pour les évents internes prévision des déménagements et de la logistique associés pour que les équipes support dédiées puissent intervenir

· Sélectionner les prestataires, préparer les budgets, négocier en utilisant les connaissances / compétences professionnelles et dans le respect des directives de l'entreprise

· Effectuer les demandes d'achats et la gestion des commandes et factures avec les outils et selon les procédures

· Exécuter les contrats y compris la gestion des acomptes en accord avec les directives entreprise

· Fournir les informations détaillées de la logistique pour son exécution

· Organiser et coordonner la réalisation des prestations des fournisseurs et services

· Assurer une présence lors des événements lorsque nécessaire

· Gérer la planification logistique des délais fournisseurs via une communication permanente avec le demandeur

· Confirmer et superviser les équipements techniques, audiovisuels, et tout autre équipement nécessaire

· Superviser et gérer les annulations et changements

· Contrôler le budget selon les directives

· Etre responsable du suivi des flux financiers associés

· Assurer la liaison entre le client et les fournisseurs, gérer les litiges et aider à la résolution de problèmes

· Superviser et mesurer la qualité des services, la bonne application des tarifs selon les accords négociés et les SLA, identifier et négocier les concessions financières basées sur la livraison de service

· Coordonner la facturation et le règlement des prestataires

· Fournir les rapports d'économie et de dépenses pour chaque évènement

· Envoyer les questionnaires de satisfaction client

· Escalader les problèmes identifiés au responsable du service

· Tenir à jour et documenter les outils globaux et locaux

· Assurer le back up des chargées de projets de l'équipe

· Partager les connaissances avec les autres membres de l'équipe

· Se tenir au courant des innovations et de l'évolution du marché

· Mise à jour de la liste des lieux approuvés pour faire des évènements

· Maintien et envoi hebdomadaire du calendrier des absences de l'équipe

Desired profile

Qualifications :

Vos Connaissances / Compétences / Qualités

· Rigueur

· Sens de l'organisation / Capacité à gérer plusieurs tâches simultanées, ajuster les priorités pour travailler efficacement et respecter les délais

· Capacité d'analyse

· Bonne présentation, bon relationnel

· Goût pour le travail en équipe indispensable

· Capacité d'écoute, souplesse d'esprit, disponibilité

· Sens de la diplomatie dans les contacts

· Confidentialité, discrétion, éthique

· Attitude positive, dynamique, bon esprit de service

· Bonne gestion du stress

· Disponibilité / Flexibilité

· Réactivité, anticipation

· Capacité à résoudre des problèmes mineurs.

· Capacité à travailler avec tous les niveaux de la hiérarchie (management, équipes opérationnelles, autre…)

· Compétence en matière de négociation commerciale

· Excellente communication écrite et orale

· Connaissance de planning évènementiel

· Grande autonomie dans son travail quotidien.

· Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

· Compréhension des objectifs de la firme

· Bon relationnel avec les clients internes et externes ainsi qu'avec nos prestataires

· Anglais courant

· Disponibilité pour assurer une présence physique lors d'événements en soirée

· Excellente connaissance du marché français

· Solide connaissance des tendances de l'industrie et technologies événementielles

Votre Profil

Formation : Licence ou équivalent minimum, Master 1